Qué es el sistema de pagos con fondos recurrentes y cómo te ayuda a la adminstración

Quiero mostraros cómo estoy manejando las finanzas de una red WISP para poder tener un control estricto del flujo de efectivo. Si quieres saber hacia dónde se te va el dinero que recojes todos los meses pues este artículo es para ti.

NOTA: Este sistema de administración funciona para cualquier tipo de negocio.

CONSIDERANDO:

1. Que ninguno de nosotros somos ricos, empezamos este negocio muchas veces por accidente o casualidad de la vida.

2. Que empezamos este negocio sin un peso, comprando equipos usados y dejando de comer para hacer una instalación y que te rinda para comprar una fundita de cabezas rj45

3. Que no recojemos el dinero junto todos los meses. Entra "cheliao" y rara vez nos vemos con 100,000 pesos juntos.

4. Que no tenemos sueldo y por tanto tenemos que ir pagando a medida que el dinero entra a nuestras cuentas.

5. Que al final de cada mes vemos como la facturación desaparece como por arte de magia. Recojemos 150, 200, 300 y algunos hasta 500 mil pesos mensuales pero no tenemos un ahorro ni siquiera de 50 mil pesos.

La unidad monetaria en mi país es el PESO. Pero esto es lo mismo para cualquier país no importa la moneda.

Si te identificas con estas lineas entonces ya sabes por qué yo debí hacer cambios drásticos a nivel administrativos específicamente en el área de finanzas en el 2020. Ya que si no lo haces pasarás 5 o 10 años haciendo lo mismo con el mismo resultado. Nunca tienes nada guardado

Bien y qué significa eso de "sistema de pagos con fondos recurrentes" bueno eso es un sistema que no es nuevo ni me lo inventé yo pero que puede ser fácilmente adaptable para los empresarios que al igual que tu no reciben dinero mensual fijo. Osea no somos asalariados.

Cómo funciona es algo simple, tomas prestado de cualquier banco o no sé de donde (ya que no tienes dinero guardado) la cantidad que gastas mensual más un 20% adicional de holgura. Digamos que gastas 100,000 pesos mensuales entonces tienes que tener en tu cuenta bancaria 120,000 en efectivo todos los días 1ro de cada mes.

PASO 1 Hacer un presupuesto general de gasto de tu negocio y de tu casa. Para ayudarte te dejo un pequeño ejemplo para que veas cómo yo lo hago. Click aquí

Ahora te toca a ti hacer el tuyo. Anota todos los gastos que tienes en una tabla de excell y agrupalo por categorías. Luego que tengas el monto entonces ya tienes el punto de partida de tu sistema de pagos con fondos recurrentes.

PASO 2. Paciencia, perseverancia y disciplina

PASO 3. Busca el dinero prestado. Parece contra-pruducente pero si has llegado aquí en el artículo es que no tienes un peso guardado. Y para empezar este sistema de pagos con fondos recurrentes es necesario tener un capital de 1.2 veces tu consumo mensual.

Digamos que luego de que hiciste tu presupuesto te dio 50,000 pesos. Entonces necesitas para el día 1ro 50,000 x 1.2 igual a 60,000 pesos. Puedes elegir cualquier fecha para el ciclo de pago pero como casi siempre tenemos que pagar los 30 yo elegí el día 1ro de cada mes

PASO 4. Amarrarle los dedos a tu mujer para que no te gaste el dinero de tu presupuesto y de los sobres..jijiji

PASO 5. Meter a todos tus deudores en el internet banking. Haz la transferencia de los 60,000 pesos el día 1 y empieza a pagar. Una vez ya hayas pagado todo te quedará en el banco lo de la comida, Combustible, Imprevistos. Sácalos y distribuyelos en los sobres.

PASO 6. Compra sobres de los amarillos y una libreta. Estos sobres vas a echar el dinero de cada categoría. Sacas el dinero del banco y entras en el sobre el dinero de cada categoría. Ya sabes que no puedes gastar un peso más de ninguna de las categorías presupuestadas.

Cada vez que recibas dinero de instalación no te lo comas porque ya tienes un sobre para comida. Entra el dinero en el sobre de instalación.

Si alquilas tu vehículo, no te lo comas, ya tienes un sobre para sacar lo de la comida. Mételo en el sobre de alquiler y apunta la transaccion que se vea el aumento del efectivo

AQUÍ VA EL VIDEO... NO LO HE PUBLICADO AUN

Si se te presenta un imprevisto como por ejemplo se daña una goma del vehículo o se te dañó la laptop, sácalo del fondo de imprevisto y apunta la transaccion... etc.

De esta manera vas a tener un control total del flujo de efectivo. Anota los balances de los sobres cada vez que hagas un gasto para así tener el control de la cantidad que te queda. No puedes gastar más de lo que tenga el sobre en cada categoría.

PASO 7. Tener la disciplina suficiente como para no llevarte de la tentación de mover dinero de un sobre para otro o de gastar más de lo que tiene el sobre por cada categoría. Si te das cuenta que hay mucho o poco de cada sobre entonces tienes que ajustar el presupuesto sin embargo yo no recomiendo hacer mas de 4 ajustes presupuestarios x año.

Tu presupuesto mensual debe ser menor a tus ingresos mensuales. De lo contrario estás en déficit. En tu cuenta bancaria debe haber un aumento del sobrante de los ingresos todos los meses.

Ahora siéntate a ver cómo tu cuenta de banco va creciendo todos los meses sin parar. Ya no tienes que esperar que los clientes paguen para tu resolver tus obligaciones. Tu dinero irá creciendo conforme pasen los meses ya que puedes asegurarte de que no estás gastando más de lo que recibes mensualmente.

Lo ideal es tener 3 veces el presupuesto mensual de gasto en efectivo en los bancos. Así tienes un colchón en el cual apoyarte cuando te pase una eventualidad.

¿Por qué implementé este sistema?

El problema que me encontré en la administración fue el de los gastos hormigas. Este tipo de gasto pueden abrir un agujero en el bolsillo de tu negocio drenándolo poco a poco.

Lo peor de todo es que estos gastos son casi imperceptibles para ti como administrador y sólo puedes detectarlos y corregirlos organizándote a nivel financiero.

Sumados todos estos gastos hormiga pueden ser la causa de tu atraso a nivel financiero.

Ejemplo de gastos hormigas

1. Mandas a un técnico a comprar algo y se queda con la devuelta. Són solo 30 pesos pero si multiplicas 30 x 200 (un año de mandao) mandados son 6000 pesos. Y muchas veces se quedan con más hasta 150 pesos y no lo ves más.

2. Compras 3 mechas para el taladro, usas 1 y los ayudante se llevan 1 para su casa y la otra se pierde. 150 pesos cada una ya son 300

3. Compras hojas para imprimir factura, la secretaria imprime sus trabajos para la universidad, se te van 2 resmas al año ahí pierdes 500.

4. Compras tornillos, tarugos y arandelas. No la organizas bien dentro de la caja de herramienta, cada instalación se pierden y eso es dinero. Ponle 30 pesos de périda x instalación al año ya se te están perdiendo 5000.

Estos 4 puntos es sólo por mencionar algunos ejemplos...

Tener una buena administración es sinónimo de tener un buen enlace troncal. Es como tener un buen vehiculo para tus intalaciones o tener un buen mikrotik para adminstrar la red.

REFLEXIÓN ¿Qué es la desesperanza aprendida?

Un caballo nació en una pequeña granja. Desde pequeño lo acostumbraron a amarrarlo de una silla la cual estaba atornillada en el suelo. Para él era imposible despegar la silla ya que no tenía fuerzas suficientes para despegar los tornillos o romper la silla.

Creció hasta convertirse en un hermoso caballo con mucha fuerza y energía. Su dueño cuando quería tranquilizarlo lo amarraba de una silla cualquiera y el caballo ni siquiera hacía el intento de moverse porque pensaba que era imposible para él moverla. Sin embargo la silla no estaba atornillada.

Desde pequeño le enseñaron al caballo que no podía mover la silla y luego que creció sigue pensando que no la puede mover. El límite está en tu mente impuesto por la misma sociedad.

Ya sabes... no seas un caballo. No aceptes las cosas simplemente porque otros digan que son así o no dejes de hacer algo porque todos lo intentaron y no pudieron. Compruébalo todo por ti mismo.

Regresa al artículo mañana ya que estaré publicando un video relacionado el cual está en edición.